Giulia Cecchi

Gestione dell'intero processo di prenotazione voli, treni, hotel, altri mezzi di trasporto;

Applicazione delle direttive aziendali (policy) per le trasferte, ottimizzando i costi senza compromettere la qualità del servizio;

Gestione di imprevisti (cambi di prenotazione, cancellazioni o emergenze dell'ultimo minuto);

Raccolta e verifica della documentazione per il rimborso spese (note spese) e gestione amministrativa dei pagamenti (carte di credito aziendali, fatture);

Punto di riferimento per i dipendenti in trasferta per informazioni, supporto logistico e sicurezza ;

Rapporti con agenzie di viaggio, compagnie aeree, catene alberghiere per ottenere tariffe vantaggiose (corporate rates).

Gestione delle relazioni con il personale per garantire l'efficienza dei processi interni.

Organizzazione delle attività di competenza nel rispetto delle tempistiche.

Semplificazione delle procedure per la velocizzazione delle attività generali.

Gestione dei flussi di lavoro finalizzata al rispetto degli standard aziendali.

Gestione delle risorse in base al budget a disposizione.

Gestione di archivi e schedari, sia in via informatica che in modalità
cartacea di documenti di trasporto/documentazione spedizioni;
Gestione di archivi e schedari, sia in via informatica che in modalità
cartacea di ordini/documentazione ordini;

Gestione ordini di acquisto;

Gestione dei rapporti con i fornitori, previo confronto con i referenti tecnici;

Supporto alla gestione del budget dei responsabili di funzione ed aggiornamento periodico;

Gestione spedizioni di farmaco;

Gestione spedizioni di kit clinici;

Gestione spedizioni di materiali da calibrare;

Gestione spedizioni di relabeling;
Collaborare alla gestione di archivi e schedari in via informatica ed
in modalità cartacea, sia di visite mediche e JOB Description;
Collaborare all'organizzazione di incontri con i dipendenti;
Collaborare all'organizzazione di colloqui conoscitivi ed
all'organizzazione delle visite mediche sia in fase di assunzione che
di rinnovo annuale;

Supporto alle attività e ai processi periodici di gestione del personale in corso;

• Effettuare autonomamente investigazioni di Deviazioni PTC e ODE assegnate, in accordo alle tempistiche stabilite, in modo da garantire il rilascio dei prodotti in tempo secondo le richieste di mercato; Collaborare con Operational Manager e Production Support al fine di individuare azioni correttive e preventive atte a migliorare i processi produttivi; Supportare il Manager durante le varie ispezioni degli enti regolatori e delle audit interne ed esterne partecipando se richiesto per le parti propria competenza; Attuare e rispettare le misure in materia di sicurezza e igiene ambientale, segnalando rischi imprevisiti al proprio responsabile e assumendo le azioni opportune; Conoscenze professionali/tecniche e conoscenza delle cGMP.

• Garantire l'allineamento alle linee guida cGMP in corso e ai requisiti normativi nelle attività di revisione e upload dei dati dei sistemi SAP; Collaborare alla verifica e al caricamento dei dati SAP NVD e GSK dei documenti controllati di processo e non al fine di garantire che le attività vengano eseguite in accordo con le normative GMP vigenti, alle procedure operative e agli standard qualitativi interni; Revisionare i documenti controllati in accordo alle procedure assegnate e presenti nei piani di addestramento; Supportare la raccolta dei dati necessari per investigazioni nel sistema Sentry, GLIMS e SAP; Inserimento dati nel sistema SAP necessari alle attività di rilascio degli Inspection Lots; Archiviazione e gestione dei file archivio con ausilio di fogli di calcolo Excel; Problem solving sviluppato in base alle priorità; Interfacciarsi con altri reparti per risolvere eventi, problematiche e per dare supporto (Reparto del release/produzione); Team building e capacità di adattare il workflow a seguito di cambi di priorità e di procedura; Acquisizione della conoscenza delle transazioni principali utilizzate su SAP GSK; Training specifici sul SAP ERP; Collaborazione allo sviluppo e alla revisione della procedura utilizzata poi per la gestione del lavoro; Gestione dei dati (e successiva migrazione) da SAP legacy NVD a SAP legacy GSK nel periodo antecedente il GO LIVE del nuovo sitema SAP ERP GSK.

• Ricerca e selezione del personale; Pubblicazione annunci; Screening CV; Colloqui; Creazione Job Description; Supporto nella gestione di offerte; Redazione e manutenzione della reportistica a supporto delle selezione; Supporto nella preparazione del materiale relativo alla valutazione delle performance, delle prestazioni e della reportistica relativa alle attività dell'azienda; Svolgimento delle normali funzioni di segreteria (gestione telefonate, archivio, inserimento dati); Supporto alle attività e ai processi periodici di gestione del personale in corso al momento dello stage.