Impiegata amministrativa e di segreteria
GTL Service snc
San Gregorio di Catania, Italia
- Gestione della corrispondenza in entrata e in uscita, compreso l'archiviazione elettronica e fisica dei documenti.
- Supporto nella gestione delle attività di fatturazione, inclusa l'emissione di fatture e la gestione dei pagamenti.
- Supporto all'organizzazione delle riunioni e alla preparazione dei materiali.
- Filtro e smistamento delle chiamate e delle e-mail in entrata.
- Esecuzione di commissioni esterne presso uffici postali, sportelli bancari e similari.
- Gestione degli adempimenti amministrativi e contabili dell'azienda rispettando le scadenze.
- Conduzione delle pratiche burocratiche relative a enti, banche e istituzioni.
- Impostazione dei sistemi di archiviazione dei documenti amministrativo – contabili.
- Redazione di lettere, report e documenti amministrativi utilizzando software specifici di elaborazione testi e fogli di calcolo.
- Stesura e invio di report, documenti, verbali e comunicazioni ufficiali.
- Redazione degli ordini di acquisto di prodotti e servizi per gli uffici.
- Registrazione e controllo delle fatture e tenuta della prima nota.
- Esecuzione dei pagamenti e monitoraggio dei flussi di cassa.
- Collaborazione all'organizzazione di eventi, trasferte e riunioni aziendali.
- Gestione e smistamento telefonate, e-mail e posta cartacea.
- Elaborazione e disbrigo pratiche, archivio documentazione e supporto ai servizi generali.
- Catalogazione, organizzazione e archiviazione della documentazione.
- Supporto in attività di ufficio tra cui fotocopie, fax e archiviazione di documenti.
- Supporto nella fatturazione attiva e passiva e nella gestione pagamenti.
- Verifica del materiale di cancelleria esaurito e segnalazione al responsabile dell'inventario.
- Gestione dell'inventario dell'ufficio.
- Trascrizione di documenti, elaborazione e formattazione dei testi.
- Stesura e invio di comunicazioni ufficiali interne ed esterne.
- Supporto all'organizzazione di meeting, appuntamenti e riunioni.
- Assistenza telefonica ai clienti fornendo informazioni ed eventuali chiarimenti.
- Supporto alle attività di segreteria quali smistamento di email e telefonate, scansione di documenti e indirizzamento della corrispondenza aziendale.
- Predisposizione di documenti amministrativi e conduzione di pratiche burocratiche.
- Gestione adeguata dei documenti garantendo la reperibilità delle informazioni e la protezione dei dati.
- Cura della corretta conservazione dei documenti cartacei organizzandoli in modo funzionale e ordinato.
- Gestione e aggiornamento dei database aziendali organizzandoli in base alle procedure di archiviazione stabilite.
- Redazione di lettere, verbali e presentazioni ed elaborazione di report su fogli di calcolo.
- Supporto all'organizzazione di meeting e riunioni predisponendo i materiali necessari.
- Elaborazione degli ordini di forniture per l'ufficio, materiali e altri prodotti necessari.
- Inserimento di dati di varia natura all'interno dei gestionali aziendali.
- Rispetto delle scadenze previste per la consegna di documentazioni, progetti o altri elaborati.
- Supporto alla pianificazione di eventi aziendali, meeting e riunioni.
- Gestione della corrispondenza aziendale cartacea ed elettronica in entrata e in uscita.
- Gestione della fatturazione elettronica e dei pagamenti in base allo scadenziario.
- Aggiornamento e controllo regolare delle banche dati e degli archivi.
- Impostazione di sistemi di archiviazione digitali e cartacei funzionali alle esigenze aziendali.
- Elaborazione di reportistica e documentazione aziendale in base alle richieste ricevute.
- Conduzione delle pratiche burocratiche e amministrative di competenza.