Carlotta Ferrari
Milano
Profilo professionale
Trentennale esperienza in ambiti amministrativo-contabili e scolastici. Abile nel problem solving e nella gestione delle risorse, con competenze in comunicazione e spirito critico. Esperta nell'uso di sistemi informatici e data entry, garantisco efficienza e precisione in ogni progetto.
Perfettamente bilingue italiano/inglese, mi pongo come principale obiettivo quello di creare un ambiente di lavoro positivo, motivante e produttivo.
Sono una persona dinamica e motivata. Ho maturato esperienza in diversi settori professionali, acquisendo competenze in molti ambiti e la capacità di inserirmi rapidamente in nuovi contesti grazie al lavoro di squadra e alla mia attenzione nell'affrontare problematiche complesse. Ad oggi ricerco nuove sfide dove poter contribuire al successo dell'azienda, grazie alle mie competenze e al mio impegno.
Panoramica
24
24
anni di esperienza professionale
Esperienza lavorativa
office manager
scuola privata
Milano, Milano
2024.04 - ad oggi
- Organizzazione di sessioni formative per sviluppare le competenze dei collaboratori.
- Coordinamento delle attività quotidiane di un gruppo di lavoro per garantire l'efficienza operativa.
- Analisi e miglioramento dei flussi di lavoro per aumentare la produttività e ridurre i costi.
- Pianificazione e controllo delle risorse finanziarie per assicurare la sostenibilità economica dell'ufficio.
- Facilitazione dello scambio di informazioni tra dipartimenti e con partner esterni.
- Scelta e validazione fornitori e approvvigionamento dei materiali di cancelleria
- Assistenza nel processo di onboarding per i nuovi dipendenti.
- Gestione del centralino e smistamento della corrispondenza.
- Gestione dei rapporti con colleghi, superiori e interlocutori esterni.
Office manager
scuola paritaria
Milano
2022.09 - 2024.03
- Pianificazione e controllo delle risorse finanziarie per assicurare la sostenibilità economica dell'ufficio.
- Coordinamento delle attività quotidiane di un gruppo di lavoro per garantire l'efficienza operativa.
- Facilitazione dello scambio di informazioni tra dipartimenti e con partner esterni.
- Scelta e validazione fornitori e approvvigionamento dei materiali di cancelleria.
- Gestione del centralino e smistamento della corrispondenza.
- Organizzazione di meeting e riunioni con il personale dell'ufficio di competenza.
- Assistenza nel processo di onboarding per i nuovi dipendenti.
- Gestione dei rapporti con colleghi, superiori e interlocutori esterni.
- Organizzazione di corsi di formazione, seminari e workshop professionalizzanti per lo staff.
- Organizzazione viaggi e trasferte per il Preside e per il personale e gestione del relativo budget.
- Gestione della programmazione dell'orario settimanale ed eventuale modifica o integrazione in relazione agli obiettivi didattici stabiliti.
- Manutenzione di attrezzature per negozi, inclusi computer, stampanti e fax.
Office manager
scuola paritaria
Milano
2019.09 - 2022.09
- Coordinamento delle attività quotidiane di un gruppo di lavoro per garantire l'efficienza operativa.
- Facilitazione dello scambio di informazioni tra dipartimenti e con partner esterni.
- Scelta e validazione fornitori e approvvigionamento dei materiali di cancelleria
- Gestione del centralino e smistamento della corrispondenza.
- Assistenza nel processo di onboarding per i nuovi dipendenti.
- Gestione del budget, della contabilità interna e delle attività amministrative in generale.
- Gestione dei rapporti con colleghi, superiori e interlocutori esterni.
- Organizzazione viaggi e trasferte per Preside e Direzione4 e per il personale e gestione del relativo budget.
- Gestione del programma di progetti settimanali e anticipazione delle tempistiche relative a obiettivi e date di completamento.
- Automazione delle operazioni d'ufficio, gestione della corrispondenza con il cliente e individuazione della relativa documentazione.
- Manutenzione di attrezzature per negozi, inclusi computer, stampanti e fax.
- Organizzazione di viaggi nazionali e internazionali per membri del personale, inclusi tutti i trasporti e soggiorni in hotel.
Impiegata amministrativa
scuola paritaria
Milano, Mi
2014.01 - 2018.12
- Supervisione dell'archiviazione e della gestione documentale, garantendo la conformità alle normative vigenti.
- Elaborazione delle buste paga dei dipendenti, calcolo delle ritenute fiscali e dei contributi previdenziali.
- Gestione della contabilità aziendale, inclusa la registrazione delle fatture e la riconciliazione bancaria.
- Implementazione di procedure di miglioramento dell'efficienza amministrativa, monitorando i costi e ottimizzando le risorse.
- Archiviazione e classificazione dei documenti contabili e amministrativi.
- Gestione delle pratiche amministrative interne.
- Registrazione di fatture di acquisto e prime note, pagamenti, incassi e registrazioni da estratto conto.
- Tenuta della contabilità clienti e fornitori e verifica di incassi e pagamenti.
- Elaborazione ordini e verifica della documentazione logistico – amministrativa.
- Assistenza telefonica ai clienti fornendo informazioni ed eventuali chiarimenti.
- Supporto alle attività di segreteria quali smistamento di email e telefonate, scansione di documenti e indirizzamento della corrispondenza aziendale.
- Cura della corretta conservazione dei documenti cartacei organizzandoli in modo funzionale e ordinato.
- Gestione adeguata dei documenti garantendo la reperibilità delle informazioni e la protezione dei dati.
- Predisposizione di documenti amministrativi e conduzione di pratiche burocratiche.
- Gestione e aggiornamento dei database aziendali organizzandoli in base alle procedure di archiviazione stabilite.
- Redazione di lettere, verbali e presentazioni ed elaborazione di report su fogli di calcolo.
- Organizzazione di viaggi e trasferte di lavoro gestendo prenotazioni di hotel, auto e altri mezzi di trasporto.
- Conduzione delle pratiche burocratiche e amministrative di competenza.
- Gestione della corrispondenza aziendale cartacea ed elettronica in entrata e in uscita.
- Redazione di lettere, verbali, contratti e altri documenti ufficiali richiesti.
- Aggiornamento e controllo regolare delle banche dati e degli archivi.
- Elaborazione degli ordini di forniture per l'ufficio, materiali e altri prodotti necessari.
- Inserimento di dati di varia natura all'interno dei gestionali aziendali.
- Supporto alla pianificazione di eventi aziendali, meeting e riunioni.
- Rispetto delle scadenze previste per la consegna di documentazioni, progetti o altri elaborati.
Impiegata amministrativa
societa post produzione cinema e tv
Milano, Milano
2010.01 - 2014.12
- Supervisione dell'archiviazione e della gestione documentale, garantendo la conformità alle normative vigenti.
- Gestione della contabilità aziendale, inclusa la registrazione delle fatture e la riconciliazione bancaria.
- Implementazione di procedure di miglioramento dell'efficienza amministrativa, monitorando i costi e ottimizzando le risorse.
- Archiviazione e classificazione dei documenti contabili e amministrativi.
- Gestione delle pratiche amministrative interne.
- Registrazione di fatture di acquisto e prime note, pagamenti, incassi e registrazioni da estratto conto.
- Tenuta della contabilità clienti e fornitori e verifica di incassi e pagamenti.
- Compilazione ed emissione di fatture elettroniche.
- Assistenza telefonica ai clienti fornendo informazioni ed eventuali chiarimenti.
- Supporto alle attività di segreteria quali smistamento di email e telefonate, scansione di documenti e indirizzamento della corrispondenza aziendale.
- Cura della corretta conservazione dei documenti cartacei organizzandoli in modo funzionale e ordinato.
- Gestione e aggiornamento dei database aziendali organizzandoli in base alle procedure di archiviazione stabilite.
- Supporto all'organizzazione di meeting e riunioni predisponendo i materiali necessari.
- Organizzazione di viaggi e trasferte di lavoro gestendo prenotazioni di hotel, auto e altri mezzi di trasporto.
- Gestione della corrispondenza aziendale cartacea ed elettronica in entrata e in uscita.
- Elaborazione degli ordini di forniture per l'ufficio, materiali e altri prodotti necessari.
- Supporto alla pianificazione di eventi aziendali, meeting e riunioni.
Addetto alla contabilità - recupero crediti
Fineco Leasing
Milano, Milano
2000.01 - 2007.12
- Collaborazione con avvocati e agenzie di recupero crediti per la gestione dei casi più complessi.
- Gestione degli incassi e delle scadenze dei crediti, monitoraggio costante del portafoglio debitori.
- Verifica della solvibilità di nuovi clienti e aggiornamento periodico delle informazioni finanziarie sui clienti esistenti.
- Elaborazione di strategie di recupero crediti, inclusa la negoziazione con debitori in ritardo di pagamento.
- Preparazione di report mensili sull'andamento dei crediti e analisi delle perdite su crediti.
- Collaborazione con le altre funzioni nelle operazioni di recupero crediti.
- Analisi delle posizioni di credito e valutazione delle modalità operative da attuare nelle operazioni di recupero.
- Conduzione di chiamate telefoniche con i soggetti in debito o i legali nominati finalizzate ad una descrizione dettagliata della posizione e alla spiegazione di eventuali punti non chiari.
- Tutela della privacy e della riservatezza delle informazioni dei soggetti in debito nel corso dei procedimenti di recupero crediti.
- Gestione dello scambio di pratiche con altri addetti e agenzie del settore dei pignoramenti quali avvocati, giudici, persone incaricate di effettuare valutazioni economiche di immobili e auto.
- Gestione documentale e anagrafica dei casi relativi al recupero dei crediti.
- Redazione di rapporti e raccolta documentale a supporto di funzionari esattori, avvocati e organi giudiziari.
- Stesura di piani di pagamento rateale e di ristrutturazione del debito.
- Assistenza ai soggetti in debito fornendo informazioni sui rischi derivanti da un eventuale passaggio ad una fase giudiziale e raccomandando accordi bonari ove possibile.
- Risoluzione professionale di eventuali problemi sul campo, come la gestione di soggetti verbalmente aggressivi o violenti.
- Interazione con i clienti al fine di aggiornare i conti con piani di rimborso adeguati alle esigenze del momento.
- Riduzione delle perdite grazie a una negoziazione diretta dei termini di pagamento con i clienti, raggiungendo un tasso di recupero del 90%
- Risoluzione metodica dei reclami attivi, analizzando possibili violazioni alla normativa sugli sconti, carenze, resi e pubblicità correlata.
- Redazione di lettere di sollecito, garantendo la chiarezza e la formalità del contenuto.
- Risoluzione di dispute e controversie con i debitori, mantenendo un approccio calmo e professionale.
- Mantenimento della riservatezza dei dati dei debitori, rispettando le normative sulla privacy.
- Verifica periodica delle scadenze dei pagamenti contattando tempestivamente i debitori in ritardo.
- Gestione costante dei contatti con i debitori via telefono, posta cartacea e posta elettronica.
- Inserimento dei dati dei debitori all'interno dei gestionali garantendone la correttezza.
- Preparazione dei documenti necessari per le procedure di recupero crediti.
- Collaborazione con i legali aziendali per risolvere questioni complesse legate ai debiti.
Istruzione
Laurea - Gurisprudenza
Universita
Genova2000-10
Competenze
Esperienza trentennale di lavoro in ambiti amministrativo contabile e scolastico
Ottima capacità di problem solving
Mi ritengo una persona empatica e con competenza in gestione e coordinamento delle risorse, dotata di capacità di comunicazione, di osservazione e di spirito critico
Conoscenza dei principali sistemi informatici e data entry
Cronologia
office manager
scuola privata
2024.04 - ad oggi
Office manager
scuola paritaria
2022.09 - 2024.03
Office manager
scuola paritaria
2019.09 - 2022.09
Impiegata amministrativa
scuola paritaria
2014.01 - 2018.12
Impiegata amministrativa
societa post produzione cinema e tv
2010.01 - 2014.12
Addetto alla contabilità - recupero crediti
Fineco Leasing
2000.01 - 2007.12
Laurea - Gurisprudenza
Universita