Monica Barbera
Palermo ,PA
Profilo professionale
Professionista con esperienza pluriennale in amministrativo, affiancata a una solida formazione in ambito sanitario e forte attitudine all'apprendimento continuo. In grado sia di collaborare proficuamente con il team che di operare in autonomia quando richiesto, si distingue per le ottime doti organizzative, interpersonali e di gestione del tempo oltre a solide competenze in comunicazione , rapporti col cliente e partecipazione a gare d'appalto pubbliche nel campo sanitario. Buona capacità comunicativa sia scritta che parlata in inglese e francese.
Panoramica
15
15
years of professional experience
Esperienza lavorativa
Impiegata amministrativa e addetta gare d'appalto
Sanit Consulting Srl
Palermo, PA
2016.07 - ad oggi
- Archiviazione e classificazione dei documenti contabili e amministrativi.
- Gestione delle pratiche amministrative interne.
- Compilazione ed emissione di fatture elettroniche.
- Elaborazione ordini e verifica della documentazione logistico – amministrativa.
- Gestione dei rapporti esterni con aziende, enti della Pubblica Amministrazione e istituti di credito.
- Gestione di procedure complesse di natura amministrativa.
- Assistenza telefonica ai clienti fornendo informazioni ed eventuali chiarimenti.
- Supporto alle attività di segreteria quali smistamento di email e telefonate, scansione di documenti e indirizzamento della corrispondenza aziendale.
- Cura della corretta conservazione dei documenti cartacei organizzandoli in modo funzionale e ordinato.
- Gestione adeguata dei documenti garantendo la reperibilità delle informazioni e la protezione dei dati.
- Predisposizione di documenti amministrativi e conduzione di pratiche burocratiche.
- Gestione e aggiornamento dei database aziendali organizzandoli in base alle procedure di archiviazione stabilite.
- Conduzione delle attività di inventario, monitoraggio delle forniture ed elaborazione degli ordini.
- Redazione di lettere, verbali e presentazioni ed elaborazione di report su fogli di calcolo.
- Organizzazione di viaggi e trasferte di lavoro gestendo prenotazioni di hotel, auto e altri mezzi di trasporto.
- Inserimento di dati di varia natura all'interno dei gestionali aziendali.
- Gestione della fatturazione elettronica e dei pagamenti in base allo scadenziario.
- Impostazione di sistemi di archiviazione digitali e cartacei funzionali alle esigenze aziendali.
- Redazione di lettere, verbali, contratti e altri documenti ufficiali richiesti.
- Rispetto delle scadenze previste per la consegna di documentazioni, progetti o altri elaborati.
- Elaborazione degli ordini di forniture per l'ufficio, materiali e altri prodotti necessari.
- Preparazione e presentazione di documentazione post-aggiudicazione, gestendo eventuali contestazioni o chiarimenti.
- Sviluppo di relazioni con enti pubblici e privati per facilitare l'accesso a informazioni e risorse, ottimizzando i processi di gara.
- Monitoraggio delle pubblicazioni relative a gare d'appalto e aggiornamento costante sui cambiamenti normativi nel settore.
- Gestione completa del processo di partecipazione a gare d'appalto pubbliche e private, inclusa la preparazione dei documenti necessari.
- Selezione e valutazione dei fornitori, negoziazione dei prezzi e chiusura di nuovi contratti.
- Ricerca di nuovi venditori e fornitori allo scopo di incrementare l'offerta di prodotti e aumentare i margini di profitto per ogni punto vendita.
- Negoziazione di termini e condizioni preferenziali per l'azienda ottenendo in tal modo risparmi significativi.
- Revisione delle richieste di fornitura del reparto ed effettuazione di ordini in base alle necessità e ai fondi disponibili.
- Collaborazione con il management nella valutazione del fabbisogno di materiali e nella ricerca di opzioni in grado di rispondere con maggiore efficienza alle mutevoli esigenze aziendali.
Assistente amministratore delegato
Emanuele Fiorentino SPA
Palermo, PA
2000.05 - 2015.07
- Supporto nella gestione delle comunicazioni interne ed esterne, inclusa la risposta a e-mail e la gestione delle chiamate.
- Gestione dell'agenda e degli appuntamenti del dirigente, inclusa la programmazione di riunioni e viaggi d'affari.
- Mantenimento dell'archivio documenti, sia cartaceo che elettronico, assicurando l'aggiornamento e la facile reperibilità delle informazioni.
- Organizzazione di eventi aziendali, dalla pianificazione alla realizzazione, inclusa la gestione dei fornitori.
- Elaborazione ed invio di corrispondenza commerciale, preparazione di presentazioni e gestione documenti.
- Programmazione dell'agenda e pianificazione quotidiana di appuntamenti e scadenze.
- Archiviazione e catalogazione cartacea o elettronica di documenti di vario genere.
- Filtro delle comunicazioni in entrata, sia via e-mail sia per telefono.
- Invio di promemoria riguardo scadenze, impegni professionali o personali se richiesti.
- Conduzione di ricerche e reperimento di dati e informazioni su richiesta del datore di lavoro.
- Registrazione delle anagrafiche organizzando e profilando i contatti nella rubrica.
- Ricezione, smistamento e consegna al destinatario di pacchi, lettere e raccomandate.
- Pianificazione di viaggi, spostamenti, pranzi e cene di lavoro e gestione delle relative prenotazioni.
- Supporto al manager in tutte le attività sia in ambito professionale sia personale.
- Gestione e pianificazione dell'agenda del manager e del calendar aziendale.
- Gestione e coordinamento delle riunioni e degli eventi aziendali.
- Gestione delle comunicazioni istituzionali e del rapporto con enti pubblici, consulenti e aziende clienti e/o fornitrici.
- Programmazione agenda, viaggi e trasferte dei dirigenti e dei collaboratori.
- Elaborazione di presentazioni in Power Point e reportistica in Excel a supporto della direzione.
- Pianificazione delle riunioni online e in presenza con relativi inviti, conferme di partecipazione e comunicazione OdG.
- Verbalizzazione degli incontri del CDA ed elaborazione della relativa reportistica periodica.
- Elaborazione di proposte di miglioramento a procedure e processi relativi alle attività seguite.
- Creazione e aggiornamento di fogli di calcolo per la gestione ottimale dei dati di interesse.
- Redazione di report analitici a supporto del processo decisionale della direzione.
- Espletamento dei compiti assegnati rispettando le scadenze stabilite.
- Supporto all'organizzazione logistica di eventi e meeting aziendali.
- Rispetto delle norme aziendali e delle politiche interne dell'ufficio.
- Collaborazione alla risoluzione di problematiche e alla gestione delle urgenze.
- Elaborazione di documenti, file e report in base alle istruzioni ricevute.
- Supporto al personale delle funzioni collegate per l'organizzazione di viaggi e trasferte.
- Ricezione delle informazioni e delle indicazioni fornite da responsabili e colleghi.
- Supporto operativo alle attività dell'ufficio a seconda delle esigenze.
- Supporto nella gestione degli archivi documentali cartacei e digitali.
- Gestione della corrispondenza cartacea o via email seguendo le istruzioni date.
- Gestione delle comunicazioni con clienti e fornitori per il reperimento della relativa documentazione.
- Partecipazione a incontri e riunioni trascrivendo eventuali informazioni importanti e producendo report.
- Gestione e sviluppo di piani aziendali a lungo termine in coordinamento con il consiglio di amministrazione.
- Ottimizzazione dei processi aziendali per incrementare l'efficienza e ridurre i costi operativi.
- Convocazione del CDA, definizione dell'ordine del giorno e proposta ai soci delle strategie future.
- Vigilanza sull'andamento generale della società e controllo di eventuali atti pregiudizievoli.
- Supervisione delle aree organizzative, produttive, contabili e amministrative dell'azienda.
- Rappresentanza dell'azienda in contesti pubblici e istituzionali.
Istruzione
Diploma di scuola secondaria - Lingue straniere
Liceo linguistico Ninni Cassara'
Palermo 1998-06
Competenze
- Contabilità e fatturazione
- Strumenti di scrittura e calcolo digitale
- Capacità organizzative
- Competenze amministrative
- Sicurezza informatica
- Problem solving
- Predisposizione al contatto con il pubblico
- Gestione delle scadenze
- Precisione
- Gestione dei fornitori
- Capacità di multitasking
- Puntualità
- Adattabilità
- Uso di MS Word
- Attenzione ai dettagli
- Utilizzo di calendar e sistemi cloud
- Fatturazione elettronica
- Teamworking
- Abilità di negoziazione
- Rispetto delle scadenze
- Uso dei principali strumenti informatici
- Accuratezza
- Analisi e calcolo
- Microsoft Word
- Affidabilità
- Flessibilità
- Uso del gestionale [Software]
- Procedure amministrative e contabili
- Discrezione
- Utilizzo dei gestionali
- Procedure di archiviazione
- Flessibilità e adattabilità
- Doti comunicative
- Resistenza allo stress
- Capacità di pianificazione
- Uso di [Software]
- Gestione documentale
- Doti organizzative
- Discrezione e riservatezza
- Gestione dei documenti
- Conoscenza del settore di riferimento
- Puntualità e affidabilità
- Gestione amministrativa dell'ufficio
- Comunicazione efficace
- Autonomia operativa
- Microsoft Office
- Capacità di analisi
- Battitura sotto dettatura
- Uso di MS Excel
- Internet e posta elettronica
- Controllo di gestione
- Attitudine al miglioramento continuo
- Abilità con il pacchetto Adobe
- Abilità di delega efficace
- Comunicazione aziendale
- Pacchetto Adobe
- Utilizzo software amministrativo
- Competenza in Internet
- Pianificazione organizzativa
- Competenza nell'uso del PC
- Preparazione fatture
- Gestione documentazione
Lingue
Italiano
Madrelingua
Inglese
Intermedio
B1
Francese
Intermedio
B1
Lingue
Buona capacità comunicativa sia scritta che parlata
Cronologia
Impiegata amministrativa e addetta gare d'appalto
Sanit Consulting Srl
2016.07 - ad oggi
Assistente amministratore delegato
Emanuele Fiorentino SPA
2000.05 - 2015.07
Diploma di scuola secondaria - Lingue straniere
Liceo linguistico Ninni Cassara'