Erika Ghilardi

• Compilazione ed emissione di fatture elettroniche.
• Elaborazione ordini e verifica della documentazione logistico – amministrativa.
• Supporto alle attività di segreteria quali smistamento di email e telefonate, scansione di documenti e indirizzamento della corrispondenza aziendale.
• Supporto all'organizzazione di meeting e riunioni predisponendo i materiali necessari.
• Organizzazione di viaggi e trasferte di lavoro gestendo prenotazioni di hotel, auto e altri mezzi di trasporto.
• Elaborazione degli ordini di forniture per l'ufficio, materiali e altri prodotti necessari.
• Supporto alla pianificazione di eventi aziendali, meeting e riunioni.

Area Direzionale

• Affiancamento al dirigente nella gestione degli impegni e sua sostituzione in caso di necessità.
• Organizzazione e aggiornamento degli archivi documentali.
• Planning dell'agenda del manager, organizzando appuntamenti e spostamenti.
• Stesura di memo e promemoria a garanzia del corretto svolgimento di tutte le attività.
• Organizzazione di viaggi e trasferte di lavoro, provvedendo alla prenotazione di mezzi e alloggi.
• Partecipazione alle riunioni e stesura dei relativi verbali.
• Presidio del centralino e filtro di telefonate e corrispondenza cartacea ed elettronica.
• Collaborazione con la segreteria e i servizi generali.
• Cura e supervisione delle comunicazioni interne ed esterne.
• Gestione e coordinamento delle riunioni e degli eventi aziendali.
• Gestione del centralino e della documentazione cartacea ed elettronica in entrata e in uscita.
• Verbalizzazione degli incontri ed elaborazione della relativa reportistica periodica.
• Supporto al manager in tutte le attività sia in ambito professionale sia personale.
• Gestione delle comunicazioni e del rapporto con consulenti e aziende clienti e/o fornitrici.
• Attività di analisi e di coordinamento per tutte le attività e i progetti in ambito Direzionale
• Organizzazione di eventi aziendali, inclusi pranzi e cene, conferenze ed eventi speciali e gestione di tutti gli aspetti logistici
• Esecuzione rapida e precisa delle attività assegnate.
• Pianificazione delle riunioni online e in presenza con relativi inviti, conferme di partecipazione e comunicazione OdG.
• Presidio dei servizi generali, compresi gli ordini di cancelleria e la gestione dei fornitori e badge aziendali
• Organizzazione del lavoro e ottimizzazione delle tempistiche per diminuire le perdite di tempo.

Area Acquisti

• Cura dei rapporti con fornitori (contratti e gestione offerte)
• Collaborazione con l'ufficio vendite e il reparto produzione nell'individuazione delle esigenze di acquisto.
• Inserimento di prodotti, anagrafiche fornitori e ordini effettuati utilizzando il gestionale SAP (Creazione Richieste e Ordini d'acquisto)
• Supervisione di spedizioni e consegne, assicurandosi che i tempi e gli accordi contrattuali vengano rispettati.
• Inserimento e aggiornamento dei dati relativi a ordini, spedizioni e merci all'interno del database aziendale (Registrazione Entrate Merci e Fatture)
• Ottimizzazione delle procedure di acquisto per ridurre i costi e facilitare la gestione dei fornitori.
• Monitoraggio Ordini
• Archiviazione elettronica e condivisa documentazione aziendale

Altro

• Supporto Area Real Estate per gestione spazi aziendali
• Esecuzione di attività al di fuori del proprio ruolo per supportare colleghi e struttura.