ASSISTENTE AMMINISTRATIVO
MINISTERO PUBBLICA ISTRUZIONE
CARRARA, MS
09.2009 - ad oggi
- Gestione corrispondenza in entrata e in uscita, smistamento e archiviazione documenti.
- Coordinamento agende e pianificazione appuntamenti per dirigenti e team.
- Redazione di verbali, report mensili e supporto nell'organizzazione di riunioni aziendali.
- Supporto nella gestione dell'ufficio con attività mirate a migliorare l'organizzazione documentale e il coordinamento operativo.
- Disbrigo di pratiche burocatiche e amministrative presso gli uffici competenti.
- Ricezione delle telefonate e inoltro al personale e al reparto di competenza.
- Raccolta di dati, documenti e predisposizione della relativa reportistica.
- Preparazione e redazione di report per la condivisione di dati e informazioni con i diversi dipartimenti.
- Archiviazione e classificazione dei documenti contabili e amministrativi.
- Redazione e revisione di corrispondenza ufficiale, report e documenti confidenziali.
- Risoluzione delle problematiche legate ai rapporti di lavoro, inclusi i conflitti e le questioni disciplinari.
- Amministrazione delle ferie e delle assenze dei dipendenti, inclusa la gestione delle relative documentazioni.
- Gestione delle pratiche di assunzione, dall'inserimento dei dati fino all'elaborazione dei contratti di lavoro.
- Supporto nella definizione delle politiche di gestione delle risorse umane e nello sviluppo dei piani di formazione.
- Elaborazione delle buste paga, calcolo delle ritenute fiscali e dei contributi previdenziali.
- Attuazione delle procedure di valutazione del personale, inclusa la preparazione e l'analisi dei feedback.
- Presidio degli aggiornamenti anagrafici e documentali relativi al personale.
- Supporto alle attività legate alle relazioni sindacali.
- Predisposizione della reportistica relativa alla propria attività.
- Comunicazione e gestione delle opportunità formative a disposizione del personale.
- Conduzione delle attività di recruiting e talent acquisition in base ai fabbisogni delle aree aziendali.
- Somministrazione di questionari di rilevazione del clima aziendale.
- Gestione delle pratiche di assunzione, inclusa la raccolta dei documenti necessari e la loro archiviazione.
- Implementazione di politiche per il benessere dei lavoratori, inclusa l'organizzazione di eventi aziendali e iniziative di team building.
- Supporto nella gestione delle relazioni sindacali, preparando documentazione per le negoziazioni e assistendo nelle riunioni.
- Conduzione di colloqui preliminari per la preselezione dei candidati, coordinando gli appuntamenti con i responsabili di reparto.
- Organizzazione di corsi di formazione per lo sviluppo delle competenze dei dipendenti, monitorando la partecipazione e i risultati.
- Rilevazione delle presenze e delle assenze, registrazione di ferie e permessi e gestione delle pratiche di malattia, infortunio e maternità.
- Elaborazione dei contratti di assunzione, nonché di proroghe, trasformazioni e cessazioni in base al CCNL applicato dall'azienda.
- Gestione dei dati dei dipendenti riguardanti le condizioni contrattuali e retributive nonché la situazione contributiva.
- Partecipazione ai processi di recruiting: definizione delle necessità aziendali in termini di organico, supporto al processo di selezione e pianificazione delle azioni necessarie all'inserimento.
- Supporto ai dipendenti per le richieste di competenza dell'ufficio del personale in merito a contratti e buste paga, oltre che alle assenze dovute a situazioni particolari. quali maternità anticipate e 104.
- Presidio degli adeguamenti normativi rispetto agli aggiornamenti della disciplina giuslavoristica e conduzione delle relazioni e trattative sindacali.
- Inserimento dei dati anagrafici nei sistemi informatici per assicurare una gestione efficiente.
- Gestione delle procedure di cessazione del rapporto di lavoro, inclusa la preparazione dei documenti di uscita.
- Monitoraggio delle scadenze di certificazioni e qualifiche per assicurare la conformità delle specifiche normative richieste dai ruoli.
- Coordinamento delle attività di onboarding per facilitare l'integrazione dei nuovi assunti nell'organizzazione.
- Supporto nella gestione delle relazioni con i sindacati e nella risoluzione dei conflitti lavorativi.
- Monitoraggio delle richieste di ferie e permessi per garantire una gestione adeguata delle assenze.
- Raccolta della documentazione amministrativa necessaria all'assunzione e alla gestione del personale.
- Aggiornamento dei registri delle presenze per tenere traccia delle ore lavorate e delle assenze.