Assistente amministrativo: affabile con comprovata esperienza nel miglioramento dell'efficacia della comunicazione e del coordinamento sul posto di lavoro. Ottime conoscenze in ambito informatico e in grado di adattarsi rapidamente a nuovi software e programmi. Forti capacità di comunicazione scritta e verbale e competenza nella tenuta della documentazione e nella scrittura di pratiche di diversa natura.
L'ente per cui lavoro infatti disbriga pratiche che accompagnano tutta la vita professionale dei notai ed implicano una stretta collaborazione con altre amministrazioni centrali e periferiche. Tali pratiche consistono ad esempio nell'iscrizione a ruolo di notai di prima nomina, tirocinanti o praticanti; predisposizione e invio di documentazione pensionistica; monitoraggio della documentazione che i notai sono tenuti a fornire all'ente nella sua funzione di vigilanza deontologica; ecc..
Oltre a tali pratiche la mia mansione impone la cura e l'organizzazione dei locali dell'ente stesso e delle questioni più prettamente amministrative e organizzative (quali per esempio l'accettazione e il pagamento di fatturazione elettronica tramite sistema di interscambio, la gestione dei rapporti con la pubblica utenza, il rifornimento del materiale d'ufficio tramite rapporti con fornitori, ecc..).
Esperienza lavorativa
Assistente amministrativo
Consiglio Notarile Distrettuale di Trani
Trani, BT
2020.01 - ad oggi
Elaborazione di fatture, gestione dei pagamenti e riconciliazione movimenti bancari.
Gestione corrispondenza in entrata e in uscita, smistamento e archiviazione documenti.
Coordinamento agende e pianificazione appuntamenti per dirigenti e team.
Redazione di verbali, report mensili e supporto nell'organizzazione di riunioni aziendali.
Archiviazione documentale sia cartacea sia digitale.
Raccolta e archiviazione della documentazione amministrativa dell'ufficio.
Supporto nella gestione dell'ufficio con attività mirate a migliorare l'organizzazione documentale e il coordinamento operativo.
Disbrigo di pratiche burocatiche e amministrative presso gli uffici competenti.
Ricezione delle telefonate e inoltro al personale e al reparto di competenza.
Raccolta di dati, documenti e predisposizione della relativa reportistica.
Controllo delle scorte dei materiali da ufficio ed effettuazione degli ordini.
Ricezione delle fatture in entrata e predisposizione dei pagamenti in scadenza.
Preparazione e redazione di report per la condivisione di dati e informazioni con i diversi dipartimenti.
Gestione dei solleciti di pagamento e delle note di credito.
Gestione delle pratiche amministrative interne.
Archiviazione e classificazione dei documenti contabili e amministrativi.
Gestione dei rapporti esterni con aziende, enti della Pubblica Amministrazione e istituti di credito.
Rettifica delle difformità amministrative rispetto alle procedure standard.
Gestione adeguata dei documenti garantendo la reperibilità delle informazioni e la protezione dei dati.
Predisposizione di documenti amministrativi e conduzione di pratiche burocratiche.
Gestione e aggiornamento dei database aziendali organizzandoli in base alle procedure di archiviazione stabilite.
Redazione di lettere, verbali e presentazioni ed elaborazione di report su fogli di calcolo.
Gestione della corrispondenza aziendale cartacea ed elettronica in entrata e in uscita.
Impostazione di sistemi di archiviazione digitali e cartacei funzionali alle esigenze aziendali.