Receptionist
Proprietario
Vercelli, Vc
2017.10 - ad oggi
- Ricezione delle richieste dei clienti, risposta a domande e rilascio di informazioni sia via telefono sia tramite email.
- Risoluzione di problematiche o lamentele da parte dei clienti.
- Accoglienza di visitatori e clienti in arrivo, tenuta dei registri e rilascio dei badge provvisori.
- Gestione delle comunicazioni verso ospiti, clienti e personale interno.
- Registrazione dei visitatori e supervisione degli spazi di accoglienza.
- Cura dell'ordine e della pulizia dell'area della reception.
- Gestione del sistema telefonico multilinea e degli strumenti informatici presenti in postazione.
- Filtro delle chiamate in entrata e trasferimento delle telefonate agli uffici di competenza.
- Ritiro e custodia di chiavi, documenti e materiali per il personale interno.
- Tenuta della cassa, ricezione di pagamenti ed effettuazione di fatturazioni anche in valuta estera.
- Risposta a eventuali domande, presa in carico e risoluzione dei problemi o reindirizzamento degli stessi al personale di competenza per garantire la completa soddisfazione dei clienti.
- Preparazione di copie di documenti, invio di fax e gestione degli archivi.
- Gestione dei pagamenti tramite contanti o carte ed emissione delle fatture.
- Ricezione, smistamento e distribuzione della posta e preparazione di pacchi.
- Gestione degli ordini e degli approvvigionamenti di cancelleria.
- Pianificazione di eventi, meeting e trasferte su richiesta dei responsabili.
- Preparazione delle sale d'attesa e delle sale riunioni garantendo adeguati standard di ordine e pulizia.
- Ricezione di telefonate e email in entrata smistandole agli uffici competenti.
- Supporto alla ricezione degli ordini, indirizzando i fornitori nelle aree dedicate alla gestione delle merci in entrata.
- Supporto alla pianificazione delle agende e all'organizzazione di trasferte ed eventi aziendali.
- Registrazione dei dati anagrafici di clienti e visitatori verificando i documenti di identità.
- Ricezione e smistamento della posta consegnandola ai corretti destinatari.
- Mantenimento di un ambiente accogliente, pulito e ordinato nell'area reception.
- Risposta cortese alle richieste di informazioni da parte di clienti e visitatori.
- Raccolta e risoluzione delle richieste e delle lamentele condivise da clienti e visitatori.
- Supporto alle attività amministrative e di segreteria quando necessario.
- Controllo degli accessi generali alla struttura e della validità dei pass per le aree riservate.
- Gestione di prenotazioni, appuntamenti e cancellazioni utilizzando gli appositi gestionali.
- Registrazione dei dati di visitatori o clienti verificandone i documenti.
- Ricezione delle consegne delle forniture da ufficio sistemandola nelle aree apposite.
- Archiviazione dei dati nel rispetto delle politiche aziendali e delle normative sulla privacy.
- Accoglienza cortese dei visitatori e dei clienti nelle aree dedicate al ricevimento.
- Gestione delle telefonate interne e del centralino indirizzando le chiamate ai corretti destinatari.