Barbara Brumm

Office Assistant

Reception

Centralino

Segreteria Generale

Accoglienza clienti

Redazione documenti e lettere

Archiviazione

Amministrativa

• Controllo e riconciliazione dei conti bancari, gestione dei pagamenti e delle incassature;
• Emissione note proforma e fatture;
• Segreteria Generale;
• Ricerche su Consolle Avvocato;
• Compilazione piattaforme clienti;
• Apertura nuove pratiche.

Executive Assistant:

Affiancamento al CEO nella gestione degli impegni e sua sostituzione in caso di necessità

Redazione di report e presentazioni a supporto degli interventi del manager durante i meeting

Planning dell'agenda del manager, organizzando appuntamenti e spostamenti

Presidio del centralino e filtro di telefonate e corrispondenza cartacea ed elettronica

Partecipazione alle riunioni e stesura dei relativi verbali

Organizzazione di viaggi e trasferte di lavoro, provvedendo alla prenotazione di mezzi e alloggi

Elaborazione di presentazioni in Power Point e reportistica in Excel a supporto della direzione

Legal Compliance:

Gestione della contrattualistica

Elaborazione e/o revisione di clausole e aspetti contrattuali inerenti la privacy e il trasferimento dei dati

Gestione di varie pratiche con la pubblica amministrazione e delle polizze aziendali

Recupero credito

Supervisione delle procedure relative alle norme di sicurezza sul luogo di lavoro (organizzazione visite mediche e formazione del personale) , alla legge 231 e al GDPR

Segreteria Societaria

Partecipazione a gare d'appalto (coordinamento delle fasi necessarie a porre in essere la gara, valutazione della fattibilità e verifica dell'idoneità, analisi dei requisiti richiesti, compilazione dei documenti e formulazione dell'offerta economica con il reparto sales)

Gestione della contabilità aziendale

Fatturazione attiva e registrazione fatture passive

Elaborazione prima nota cassa

Recupero credito

Predisposizione pagamenti tramite home banking seguendo il cash forecast

Gestione contratti

Introduzione procedure legge 231 e GDPR

Organizzazione dei processi di ricerca e selezione coordinando le risorse interne e gestendo i referenti esterni dell'azienda

Gestione della contrattualistica e del ciclo paghe in sinergia con il personale interno e i consulenti aziendali

Gestione collocamenti

Analisi dei bisogni formativi aziendali, pianificazione del calendario e gestione della formazione obbligatoria e facoltativa

Controllo budget del personale

Executive operations:

Gestione quotidiana delle attività d'ufficio

Organizzazione agenda del Direttore Programmi

Gestione calendario appuntamenti e riunioni

Gestione e filtraggio della corrispondenza

Organizzazione viaggi e trasferte, visti ecc.

Predisposizione budget e cost control del reparto

Acquisizione diritti televisivi

Assistente di produzione:

Budgeting e gestione della tesoreria durante i Film Festival di Berlino

Elaborazione e sviluppo piani di marketing strategico con l'obiettivo di

incrementare le vendite

Definizione delle attività di branding per l'aumento di awareness aziendale

Analisi di mercato relative al packaging

Gestione autonoma della linea "Milkana" dal packaging alla distribuzione

Office Management:

Pianificazione agenda del CEO e del Direttore Generale

Pianificazione riunioni di lavoro, viaggi, appuntamenti e scadenze varie

Filtro chiamate e mansioni di segreteria generale

Predisposizione di materiale pubblicitario e/o informativo

Elaborazione di un archivio clienti

Gestione ufficio prenotazione

Collaborazione con l'ufficio commerciale nella predisposizione di offerte a clienti

Event Management:

Organizzazione di settimane gastronomiche napoletane in alberghi della stessa catena siti in Germania, Irlanda e Bahrein

Rappresentante alberghiera responsabile della delegazione francese durante il G7 nel 1994

Attività di Segreteria

Gestione libri contabili

Disbrigo pratiche in collaborazione con il Consolato Tedesco

Traduzioni e interpretariato italiano/tedesco