Segretaria
- Gestione e smistamento telefonate, e-mail e posta cartacea.
- Supporto in attività di ufficio tra cui fotocopie, fax e archiviazione di documenti.
- Catalogazione, organizzazione e archiviazione della documentazione.
- Presa degli appuntamenti e gestione delle agende in base alle disponibilità fornite dai referenti.
- Gestione dell'accoglienza di visitatori e altre figure professionali, mostrando un atteggiamento cortese e gentile e comprendendone rapidamente esigenze e richieste.
- Smistamento della posta in entrata e invio di email, lettere e circolari secondo le disposizioni ricevute.
- Gestione del centralino, smistamento delle chiamate e ricezione e recapito di messaggi per i manager di riferimento.
- Gestione delle attività di accoglienza, fornendo informazioni e comunicando giorni e orari di apertura.
- Aggiornamento dei dati all'interno del gestionale e archiviazione della documentazione aziendale.
- Controllo dell'ordine e della pulizia di uffici, ingressi, servizi e sale di attesa.
- Verifica del materiale di cancelleria esaurito e segnalazione al responsabile dell'inventario.
- Gestione dell'inventario dell'ufficio.
- Uso professionale degli applicativi Microsoft Office per la produzione di testi e documenti, presentazioni con grafici e tabelle e per la costruzione di data base specifici.
- Stesura e invio di comunicazioni ufficiali interne ed esterne.
- Gestione degli ingressi, accoglienza e preparazione badge visitatori.
- Risposta alle telefonate e smistamento delle comunicazioni interne ed esterne.
- Elaborazione, invio e conservazione di documenti, report e corrispondenza.
- Risoluzione di problematiche pratiche e organizzative in base alle richieste ricevute.
- Accoglienza di clienti, ospiti e visitatori facendoli accomodare nelle sale di attesa.
- Controllo delle scorte di materiali di cancelleria e rifornimenti d'ufficio.
- Gestione efficiente dell'agenda e degli appuntamenti del personale di competenza.